5. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:
a. uitvoering van een overeenkomst;
b. voorbereiding op een overeenkomst;
c. wettelijke verplichting;
d. gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor zakelijke communicatie, verbetering van dienstverlening, beveiliging of interne administratie;e. toestemming, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, bepaalde cookies, foto’s, video’s of het verwerken van bijzondere persoonsgegevens;
f. uitdrukkelijke toestemming, waar dat wettelijk nodig is voor gevoelige of
bijzondere persoonsgegevens.
Toestemming kan altijd worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al hebben plaatsgevonden voordat de toestemming werd ingetrokken.
6. E-learning, AI en digitale toepassingen
Mension kan binnen haar dienstverlening gebruikmaken van e-learning, online leeromgevingen, digitale modules, AI-toepassingen, tools, platforms of andere digitale toepassingen.
Deze digitale toepassingen ondersteunen gebruikers bij leren, reflectie, analyse, ontwikkeling, samenwerking, leiderschap, gedrag en besluitvorming. Zij kunnen informatie verwerken die gebruikers zelf invoeren, waaronder persoonlijke of gevoelige informatie, en gebruiksgegevens zoals inlogmomenten, interacties, voortgang, voorkeuren en technische gegevens.
Wanneer binnen digitale toepassingen gebruik wordt gemaakt van AI, kunnen uitkomsten, suggesties, analyses of adviezen worden gegenereerd op basis van de informatie die door gebruikers wordt ingevoerd. Deze uitkomsten zijn ondersteunend van aard en vervangen geen professioneel juridisch, medisch, psychologisch, financieel of ander specialistisch advies. Gebruikers en opdrachtgevers blijven zelf verantwoordelijk voor beslissingen en acties op basis van het gebruik van deze toepassingen.
Mension kan voor de werking van e-learning, AI-toepassingen en andere digitale toepassingen gebruikmaken van AI-leveranciers, technologiepartners en andere technische leveranciers, waaronder leveranciers voor hosting, beveiliging, opslag, monitoring, applicatiebeheer en ondersteuning.
Digitale toepassingen kunnen input, output, accountgegevens, voortgangsgegevens en gebruiksgegevens opslaan voor de werking van de toepassing, kwaliteitsbewaking, veiligheid, ondersteuning, rapportage en verbetering van de dienstverlening.
Mension deelt individuele invoer, output, reflecties, accounts of persoonlijke gebruiksgegevens niet op naam met opdrachtgevers, tenzij dit vooraf duidelijk is afgesproken, wettelijk verplicht is of de betreffende gebruiker daarvoor toestemming heeft gegeven.
Mension kan wel algemene, geanonimiseerde of geaggregeerde inzichten delen met opdrachtgevers, bijvoorbeeld over thema’s, patronen, leerbehoeften of ontwikkelvragen binnen een organisatie. Dit gebeurt alleen voor zover deze informatie niet herleidbaar is tot individuele personen.
Gebruikers wordt gevraagd geen informatie in e-learning, AI-toepassingen of andere digitale toepassingen in te voeren die niet noodzakelijk is voor het doel van het gebruik. Als gebruikers gevoelige of bijzondere persoonsgegevens invoeren, verwerken wij deze zorgvuldig en alleen binnen het kader van de dienstverlening, de toepasselijke wetgeving en de afspraken met de opdrachtgever.
7. Vertrouwelijkheid binnen trajecten
Mension werkt vaak met persoonlijke, team- en organisatiegevoelige informatie. Wij gaan hier zorgvuldig en vertrouwelijk mee om.
Wij delen geen persoonlijke gespreksnotities, individuele reflecties of persoonlijke informatie van deelnemers met opdrachtgevers, tenzij dit vooraf duidelijk is afgesproken, wettelijk verplicht is of de betreffende deelnemer daarvoor toestemming heeft gegeven.
Wij kunnen wel algemene inzichten delen over groepspatronen, thema’s, samenwerking, cultuur, leiderschap of ontwikkelbehoeften. Daarbij zorgen wij ervoor dat deze informatie niet onnodig herleidbaar is tot individuele personen
8. Website, cookies en analytics
Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.
Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Voor analytische cookies gebruiken wij deze alleen op een manier die past binnen de wetgeving. Voor trackingcookies, marketingcookies en vergelijkbare technieken vragen wij vooraf toestemming via de cookiebanner.
Wij kunnen gebruikmaken van analytics en de LinkedIn Insight Tag om websitegebruik te analyseren, campagnes te meten en onze communicatie te verbeteren. Deze technieken worden alleen gebruikt als daarvoor toestemming is gegeven, voor zover toestemming wettelijk vereist is.
Bezoekers kunnen hun cookievoorkeuren instellen of wijzigen via de cookiebanner op onze website.
9. Nieuwsbrief en communicatie
Als iemand zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij het e-mailadres om de nieuwsbrief te versturen.
Afmelden kan altijd via de afmeldlink in de nieuwsbrief of door contact op te nemen via hello@wearemension.com.
Wij kunnen bestaande zakelijke relaties ook benaderen met informatie over vergelijkbare diensten, zolang dit past binnen de geldende regels en de ontvanger zich eenvoudig kan afmelden.
10. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.
Wij kunnen persoonsgegevens delen met:
a. opdrachtgevers, voor zover dit past binnen de opdracht en niet in strijd is met vertrouwelijkheid;
b. deelnemers of betrokkenen, voor zover nodig binnen een traject;
c. leveranciers van digitale toepassingen, hosting, e-mail, cloudopslag, administratie, boekhouding, CRM, analytics en beveiliging;
d. OpenAI en andere AI- of technologiepartners die nodig zijn voor AI-toepassingen, e-learning of andere digitale toepassingen;
etrainers, coaches, adviseurs of andere professionals die namens of samen met Mension werken;
fjuridische, financiële of administratieve adviseurs;
goverheidsinstanties of toezichthouders als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.
11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Als dat gebeurt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen, aanvullende beveiligingsmaatregelen of andere geldige juridische mechanismen.
12. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.
Als uitgangspunt hanteren wij de volgende bewaartermijnen:
a. contactverzoeken en algemene correspondentie: maximaal 2 jaar na het laatste contact;
b. offertes en opdrachtinformatie: maximaal 7 jaar als onderdeel van onze administratie;
cfactuur- en betaalgegevens: 7 jaar vanwege fiscale verplichtingen;
dtrajectinformatie, intakegegevens, evaluaties en begeleidingsnotities: zolang nodig voor het traject en maximaal 7 jaar na afloop, tenzij langere bewaring noodzakelijk is;
e. accountgegevens voor digitale toepassingen: zolang het account actief is en maximaal 7 jaar na beëindiging van het account;
fnput, output, voortgangsgegevens en gebruiksgegevens van AI-toepassingen, e-learning en andere digitale toepassingen: maximaal [termijn invullen], tenzij langere bewaring nodig is voor beveiliging, klachten, ondersteuning, wettelijke verplichtingen of overeengekomen rapportage;
gnieuwsbriefgegevens: totdat iemand zich afmeldt;
hcookie- en analyticsgegevens: volgens de bewaartermijnen in de cookiebanner en de instellingen van de betreffende tools.
13. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging.
Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit toegangsbeveiliging, wachtwoorden, tweefactorauthenticatie, versleuteling, logging, autorisatiebeheer, leveranciersafspraken, geheimhouding en beveiligde opslag.
Alleen personen die gegevens nodig hebben voor hun werk krijgen toegang tot persoonsgegevens.
14. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben op grond van de privacywetgeving verschillende rechten. Zij kunnen ons vragen om:
a. inzage in hun persoonsgegevens;
bcorrectie van onjuiste of onvolledige gegevens;
cverwijdering van gegevens;
dbeperking van de verwerking;
eoverdracht van gegevens;
fbezwaar tegen verwerking;
gintrekking van toestemming;
huitleg over geautomatiseerde verwerking, voor zover van toepassing.
Een verzoek kan worden gestuurd naar hello@wearemension.com.
Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren. Wij reageren binnen de wettelijke termijn.
15. Klachten
Als iemand vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, horen wij dat graag. Wij zoeken dan samen naar een oplossing.
Een klacht kan worden gestuurd naar hello@wearemension.com.
Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
16. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen als onze dienstverlening, website, digitale toepassingen, wetgeving of werkwijze verandert.
De meest actuele versie staat altijd op www.wearemension.com.
Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat redelijkerwijs mogelijk is.
